titel

Droogte, hitte, onweer, storm en regen… in Nederland zijn we eraan gewend dat het weer zomaar kan veranderen. Het weer kan een evenement verstoren en de gezondheid van deelnemers en bezoekers beïnvloeden.

titel

Maak een plan en overleg met de gemeente

Als organisator ben je verantwoordelijk voor het nemen van maatregelen om de risico’s van slecht weer te beperken. Maak een plan voor verschillende situaties: wat doe je bij plotselinge regen, onweer, enzovoort?

Overleg eerst met de gemeente. De gemeente kan advies vragen aan de hulpdiensten. Kunnen onderdelen misschien worden aangepast of verplaatst? Moeten andere onderdelen vervallen? De burgemeester is verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid. In uiterste gevallen kan de burgemeester ingrijpen bij een evenement in zijn gemeente.

Wat kan ik doen?

Algemene maatregelen 
  • Bepaal vooraf bij welke temperatuur je met betrokkenen praat over het doorgaan van het evenement. Houd rekening met het type evenement: bij een intensief sportevenement kan hitte bijvoorbeeld veel impact hebben. Bij een nieuwjaarsduik kan koud weer een grotere impact hebben dan bij een schaatstocht.
  • Informeer alle betrokkenen over hun taak in de verschillende scenario’s.
  • Zorg bij hardloopwedstrijden, wandeltochten en dergelijke dat een bezemwagen, liefst met EHBO-ers, meerijdt voor mensen die onwel worden.
  • Wijs bezoekers van tevoren op risico’s van slecht weer via een website van het evenement, social media of een groeps-sms; adviseer bijvoorbeeld over (regen)kleding, water drinken, zonnebrand (minimaal factor 30 met sterk UVA-filter), zonnebril (met UV-filter), wat te doen bij onweer, enzovoort.
  • Herhaal tijdens het evenement de boodschap, indien relevant, bijvoorbeeld via matrixborden; communiceer liefst ook in plaatjes.
  • Houd vanaf een week voor het evenement dagelijks en tijdens het evenement ieder uur de weersomstandigheden in de gaten via een vooraf bepaalde informatiebron zoals bijvoorbeeld het KNMI.
  • Afbeelding van poster Geniet maar verbrand niet. Met daaronder drie iconen voor Weren, Kleren, Smeren.

Extra maatregelen

Extra maatregelen bij zonkracht 3 of hoger en/of bij (extreem) warm weer
  • Zorg voor voldoende gratis drinkwater; sluit bijvoorbeeld extra watertappunten aan of deel water uit. Vul niet alleen vocht, maar ook zouten aan bijvoorbeeld door eten, sportdrank of bouillon te verstrekken.
  • Zorg bij gebruik van tenten of andere ruimten voor voldoende ventilatie en koeling. Let erop dat er niet een te groot verschil met de buitentemperatuur ontstaat.
  • Creëer schaduwplekken, bijvoorbeeld met stevige parasols of schaduwdoeken.
  • Verstrek vanaf zonkracht 3 – betaald of gratis – beschermingsmaatregelen tegen de zon, zoals zonnebrandcrème (minimaal factor 30 met UVA en UVB filter) en bijvoorbeeld petjes of zonnebrillen (met UV filter).
  • Verminder de intensiteit van activiteiten (korter rennen of lopen) of plan deze in de schaduw of op minder warme momenten.
  • Beperk het aantal bezoekers, zodat mensen meer ruimte hebben en er voldoende schaduw is.
  • Let extra op voedselbereiding want bacteriën vermeerderen zich bij warm weer snel.
Extra maatregelen bij onweer, storm, regen en kou
  • Zorg voor voldoende schuilmogelijkheden; is er misschien een geïsoleerd gebouw in de buurt, zoals een sporthal, kerk, school of schuur?
  • Stel regenponcho’s beschikbaar en zorg voor warmtedekens en/of foliedekens bij de zorgposten.
  • Communiceer, liefst ook met plaatjes, dat bezoekers bij onweer minimaal drie meter van stalen hekken en lichtmasten blijven.
  • Communiceer dat ze, wanneer ze in het open veld door onweer overvallen worden, in hurkzit gaan zitten met de voeten bij elkaar, op een zo laag mogelijk punt, zonder paraplu of ander voorwerp met metaal.
  • Ontruim bij onweer het water in geval van wateractiviteiten.
  • Zorg dat tenten en andere objecten goed aan de grond zijn verankerd om omwaaien te voorkomen.
  • Zorg dat paden begaanbaar blijven, bijvoorbeeld door het strooien van zand of hooi, zodat bezoekers makkelijk weg kunnen komen.
  • Zorg dat hulpdiensten op het terrein kunnen komen, gebruik eventueel rijplaten.
  • Let op dat waterleidingen niet bevriezen, waardoor drink- en watervoorzieningen weg kunnen vallen.
  • Deel tussentijds warme versnaperingen uit.
  • Houd er rekening mee dat een relatief hoge temperatuur (rond 0°C) toch een koudere gevoelstemperatuur kan geven door andere factoren, zoals een snijdende wind.

Gebruik de vier V's

Om goed in te kunnen spelen op (plotselinge) verandering van het weer, is het van groot belang om bij evenementen rekening te houden met de vier V's: veranderen, verkorten, verplaatsen en vervallen. 

  • Veranderen
    • Aanpassingen doen in het evenement, bijvoorbeeld van intensief naar rustig, meer pauzes inlassen, extra schaduwplekken of schuilmogelijkheden creëren.
  • Verkorten
    • De duur van (een onderdeel van) het evenement inkorten.
  • Verplaatsen
    • (Onderdelen van) het evenement verplaatsen naar een moment van de dag dat de weersomstandigheden gunstiger zijn.
  • Vervallen
    • (Onderdelen) van het evenement niet door laten gaan.